手間取る仕事にショートカットを!

手間取る仕事にショートカットを!

こんにちは、GPTech1年目の古舘です。ついにGPTechで新人研修が始まりました!これから2か月の間、1週間に1度研修内容をWantedlyの記事にしていきます。新卒採用を始めたばかりである弊社で、どのように研修が行われているか皆さんにご紹介いたします。今回は新人研修3日目の「Officeソフト研修」についてお話していこうと思います。

デスクワークはスピード勝負

まずは外部講師の方からOfficeソフトの操作をマスターすることの重要性をレクチャーしていただきました。コンサルタントの仕事といえば思考をまとめたり、プレゼンを華麗に発表したりするイメージがまず思い浮かぶかもしれませんが、その前には地道なデスクワークが必要なのです。

資料作成などのデスクワークの時間を削っていかに思考時間を増やすかが、仕事の質を高める方法のひとつとなります。そのためにOfficeソフトのテクニックを習得することが重要なのです。

なんでも「効率化できる」視点を持つ

資料作成の効率を高めることの重要性を教えていただいた後は、ショートカットキーで作業を早める演習をしました。最初に講師の方が実演をされたのですが、Excelで素早く表やグラフを整える姿はまさに芸術と呼ぶにふさわしかったです!ここでOffice素人の僕が思わず「おぉ…」と口に出してしまった技を紹介します(知っている方もいると思いますが)

① クイックアクセスツールバーに必要な機能(例えば文字色や左揃えなど)を入れる

② Altキーを押すと各機能に数字やアルファベットが割り振られ、対応したキーを押すとその機能が使える

この操作によってわざわざマウスで上側のタブ→各機能を開かなくてもキーボードだけで操作できてしまうんです!

この数時間の研修で、自分が知っている以上に多くのショートカットキー、関数、グラフの手法があることが分かり、作成スピード向上のためにできることの全体を把握することができました。研修の成果としては非常に満足しています。それは、面倒な作業に直面した時に「これって効率化できるんじゃないか」という考えに至り、操作自体は覚えていなくても検索で方法を調べて実行することができるからです。

さいごに

この研修を通して「Officeソフトのテクニックをもっと早く知りたかった!」と強く思いました。どのような仕事をするにもOfficeを使う場合が多いかと思います。その時にぜひマウスではなくショートカットキーの操作を意識してOfficeを使うのをおすすめします。操作一つ一つの改善は数秒ですが、それが積み重なると何時間という差になります。テクニックを身につける努力をした分、思考時間が増えるという結果に結びつきやすいものだと感じました。

皆さんが大学でOfficeソフトを使って資料を作る機会は多々あると思います。レポート作成、卒業論文作成、研究発表etc…

それは社会人においても同じです。ただし学生の時よりもスピーディーな作成が求められる場面が多いと思います。スピーディーな作成はアウトプットの質を上げるのにも必要です。それに加え、万が一資料にミスがあっても、お客さんのところでスムーズに資料を修正する姿を見せれば「デキる!」と思わせることも可能ではないでしょうか。

Officeソフト研修をはじめ、新人研修では日々学びにあふれていて「早く身につけたい」と思うことが多々あります。その様子を皆さんにお届けして不安要素を少しでも取り除くことや、入社をきめる一つの判断材料に使っていただければ幸いです。