“伝わる”の定義って?

“伝わる”の定義って?

こんにちは、新卒1期生の坪井です!

社会人生活も3週間を過ぎ、ようやく通勤電車にも慣れてきました…

さて研修紹介の3回目となる今回は、初めて受けた外部研修の「プレゼンテーション研修~作成編・実施編~」(各編2日間、計4日)について報告します。

この研修は相手に伝わりやすいプレゼンテーションのコツを作成編(スライドを実際に作成する)と実施編(発表する際の話し方)の2部に分けて教わりました。

研修前に感じていた課題

これは研修前に「私の目標」という題目で私が作成したプレゼンテーションのスライドです。

見た瞬間に皆さんはどう感じましたか?

「文字が多いなぁ…」「重要な点は何だろう…?」なんて感じたかもしれません。

しかも私はこの時にスライドに書いてあることをほぼそのまま読みながら発表していました。

このように文字が多いスライドを読み上げるだけなら、プレゼンテーションとして人の前に立って

話す必要なんてありませんよね?配布して各自で読んでもらえばよいと思いませんか?

自分でも発表しながらそんなことを考えていました。

具体的にどう改善したらよいのかわかりませんでしたが、とにかく文字を減らして話がうまくなりたいと

漠然と考えていました。

そもそも良いプレゼンテーションって?

自分のプレゼンテーションに対して、皆さん少なからず課題があると思います。

では、その課題をどう直したらよいのでしょうか?

それが明確に分かれば人に教わらなくてもいいですよね。

「良いプレゼンにしたい!」とだれもが思っていますがそもそも”良い”ってなんだろう…

研修ではまずプレゼンテーションの意義から学びました。

プレゼンテーション = 自分の意図通りに相手を動かす

これがプレゼンテーションの意義です。

”自分の意図を誤解なく相手に伝え、そのうえで相手にその行動をとってもらう”

そのために気を付けることは3点あります。

①双方向のコミュニケーション・・・プレゼンタは情報を、聞き手は表情や動作でフィードバックを

伝えた量ではなく伝わった量・・・情報量 ✕ 聞き手が理解した量=聞き手に伝わった量

③聞き手の反応プロセス・・・聞き手は理解した情報を、納得しないと信用してくれない

私は②の伝わった量という概念を持ってなかったなと感じました。

” 相手に意図を明確に伝えるために情報を絞る ”

これはプレゼンだけでなく様々な場面で必要な考え方だと思います。

「良いプレゼンテーション=自分の意図通りに相手を動かせる」これだけは覚えておいてください!

スライド作成は構成が命

続いてプレゼンテーション~作成編~での研修内容についてです。

タイトル通り構成がとても大切です。

スライド資料を作成する時、まずPowerPointを開いていませんか?

これからはまずPCのメモ帳機能を開きましょう!

まずは伝えたい内容のキーワードを箇条書きで列挙し、順番や内容の精査をします。

その後、キーワードをスライド1枚ずつに落としてページの工夫をしていきます。

下の写真は研修で学んだことを意識して作った、最初に載せたスライドの改善後です。

伝えたいことをあらかじめ箇条書きにしているので、説明文などはスライドに入りません。

(※この作りはプレゼンタがいる前提です。配布するための資料になると説明文は必要です。)

スライド1枚ごとに伝えたいキーワードが明確なので、何を伝えたいのかブレることがありません。

また、後からスライドを増減する必要もなくなるので作成時間の短縮になります。

スライド作成のコツは構成を考えてから作ること!

信用しないと相手は動いてくれない

最後はプレゼンテーション~実施編~、話し方についてです。

研修ではより信用を得やすい話し方について学びました。

気をつける点は以下3点です。

①表現力・・・ジェスチャー・表情・アイコンタクトなど言語外でも伝える意識

②質疑応答・・・質問を復唱、答えは結論から、質問者以外のことも考える

③わかりやすい流れ・・・Whole-Part-Whole(伝えることー詳細―要約)で話す

聞き手の行動に至るまでのプロセスは

” 聞く(見る) → 理解する → 納得する → 信用する → 行動する ” です。

この記事の初めで伝えた量ではなく伝わった量が大切だと言いました。

研修中に話しながら聞き手にアイコンタクトをとってみると、うなずき具合から相手が本当に理解しているのか、話すスピードは適切かなど聞き手を意識する余裕が生まれました。

また、Whole-Part-Wholeを意識して話すことで、今自分がプレゼンテーションの構成上どの部分で話しているのかわかりやすくなり、タイムマネジメントもしやすくなりました。

しかし、相手に伝わった上で相手が” 信用する ”段階まで辿り着けなければ聞き手は行動してくれません

ぜひ、この3点に気を付けて相手が” 行動する ”段階まで辿り着いてください!

プレゼンテーションで重要なポイント

これまで話してきたことをまとめるとこのようになります。

・ 良いプレゼンテーションとは自分の意図通りに相手を動かせること

・ スライド作成はまず構成を練ってから

・ ×伝えた量 〇伝わった量 ◎信用された量、信用される話し方を!

コンサルタントの仕事は人前で話し、相手を動かすことが大切です。

私達もこれらの事を最大限活用し頑張っていきます。