GPTechがなぜ今ナレッジマネジメントに力を入れるのか

GPTechにてシニアコンサルタントとして「組織のIT調達支援」に従事している小原です。

この記事では、私がGPTechで取り組んでいる “ナレッジタスクフォース” の活動及びナレッジマネジメントの重要性や進め方についてお伝えできればと思います。

ナレッジマネジメントとは何なのか、なぜ必要なのか、どうすればうまく整理できるのか、といった疑問を持っている方、また、GPTechのナレッジマネジメントの活動に関心がある方はぜひご一読ください。

ナレッジマネジメントタスクフォースの活動の概要

GPTechでは各コンサルタントが自社の経営基盤強化を目的とした活動を行うチーム、 “タスクフォース” に参画しています。

タスクフォースについての詳しい説明は以下のこちらの記事をご覧ください。

私の参画しているナレッジマネジメントタスクフォースは、所謂、ナレッジマネジメントを推進することを主な活動目的としています。

ナレッジとはビジネスを通じて獲得した知識や情報のことで、どの企業にも各々存在するものです。
ナレッジマネジメントを文字通りに解釈すると、単に知識や情報をデータベース化したり、文書化したりすることで他者と共有できるようにすることというイメージを持つと思いますが、それらの整備にあたっては重要なポイントがあります。

それは、ビジネスの成功要因が詰まっている “暗黙知” を言語化するということです。

現在、ナレッジマネジメントタスクフォースでは、GPTechがこれまでのコンサルティング業務を通じて獲得した“IT調達プロセス”に関する暗黙知を言語化し、他者と共有可能な形に整備することをテーマに取り組みを進めています。

整備を進めている“IT調達プロセス”の概要については、GPTechが運営しているオウンドメディアであるIT調達ナビの特集をぜひご覧ください。

システム発注の業務を徹底解説特集はこちら

ナレッジマネジメントとは

まずは、ナレッジマネジメントの重要性、ナレッジの整理方法、失敗要因についてお伝えします。

重要性

ナレッジマネジメントは、組織内の知識を共有し、活用することで競争力を強化し、革新的なアイデアを生み出すことができる重要なプロセスです。組織全体の学習と成長を促進し、知識の共有を促進することで、組織的かつ効果的に業務を遂行することができます。

ナレッジの整理方法

ナレッジマネジメントにおけるナレッジの整理方法には、以下のような手法があります。
自組織でナレッジマネジメントを推進する際の参考にしてみてください。

ナレッジマップの作成

ナレッジマップは、組織内のナレッジを可視化するための方法です。例えば、社員のスキルや知識、業務プロセス、製品やサービスなどを、グラフや図表で表現することで、ナレッジの共有やアクセスが容易になります。

ナレッジベースの構築

ナレッジベースは、ナレッジを一元的に管理するためのデータベースです。ナレッジの収集、整理、分類、共有、検索などを行うことで、ナレッジの活用がしやすくなります。

ナレッジベースは、社員の手作業で作成する場合もありますが、AI技術を活用することで、より自動化されたナレッジベースの構築が可能になっています。

コミュニティの構築

ナレッジの共有は、コミュニティの形成によって促進されることがあります。例えば、特定のテーマについての情報交換を行うコミュニティや、知識の共有や交流を目的としたグループを作ることで、ナレッジの共有やアクセスがしやすくなります。

参考：GPTechの事例

ナレッジマネジメントタスクフォースのメンバー間で進め方・成果物イメージを共有するために作成した資料です。

進め方や成果物を可視化することで、認識齟齬を生じさせることなく、整備を進めることができます。

ナレッジマネジメントの失敗要因

ナレッジマネジメントに取り組んでも失敗に終わってしまうこともあります。その要因として考えられるものをいくつか取りあげます。

組織文化の不適合

ナレッジマネジメントは、組織文化の一部であるため、組織文化との不一致が発生すると失敗することがあります。
たとえば、情報を自ら発信することが奨励されていない文化のある組織では、ナレッジマネジメントの導入が上手くいかないことがあります。

技術的な問題

ナレッジマネジメントシステムの技術的な問題も、ナレッジマネジメントの失敗につながることがあります。
たとえば、ナレッジマネジメントシステムが使いにくい、アクセス権限の管理が不適切である、データが不正確であるなどの問題があると、システムの利用頻度が低くなり、結果としてナレッジがうまく共有されません。

ナレッジマネジメントの導入と運用の不十分さ

ナレッジマネジメントの導入と運用が不十分である場合、ナレッジマネジメントが失敗することがあります。
たとえば、ナレッジマネジメントシステムが適切に設定されていない、情報の整理と分類が不適切である、情報のアップデートが行われていないなどが挙げられます。

GPTechが「今」ナレッジマネジメントに注力する理由

ナレッジマネジメントの重要性や失敗要因についてあげてきましたが、なぜ今GPTechがナレッジマネジメントに注力するかというと、
ナレッジマネジメントの推進がGPTechの「サービスレベルの安定化」、「人材育成体制の充実」、「組織力の強化」に直結するからです。

現在GPTechは更なる事業拡大を目指し、企業活動を展開しています。当然のこととして従業員の増加が必要であり、採用活動にも力を入れています。

一方で、従業員の増加によって懸念されるのは、提供するサービスのレベルが「ばらついてしまうこと」です。

少人数の体制であった頃には問題が生じることも少ない意思疎通や従業員の育成も、人数が増えることで不足や誤解が生じてしまうことも少なくありません。その結果として、サービスレベルが下がってしまう可能性があることを重要な問題として捉えています。

このような変化の中、懸念を払拭する手段として、いつでも確認・共有し、活用することが可能なナレッジが整備されていることが重要であると考えています。

そして、「サービスレベルの安定化」、「人材育成体制の充実」、「組織力の強化」、この３点に関してナレッジマネジメントを推進することで実現していくことを目指しています。

さいごに

組織内にある知識や情報を最大限に活用するために、ナレッジマネジメントの導入が求められています。知識マップの作成やコミュニケーションの促進、トレーニングの実施などを通じて、組織内の知識や情報を共有し、生産性の向上や競争力の強化、人材の定着など、様々な効果を期待することができます。

GPTechにおいても、質の高いナレッジマネジメント体制を構築することで、従業員の育成体制の充実を図り、組織力を強化することを通じて、クライアントの皆さまに対してより安定的で質の高いサービスを提供できる体制作りを進めていこうと考え、日々、活動しています。

このようにナレッジマネジメントを推進し、適切な管理体制を構築していくことで「強い組織作り」に必要な多くのメリットを享受することができます。

ただ、未整備の状況からいきなり全ての体制を作り上げることはかなり難易度の高い取り組みになると考えています。
これから始めてみようと思い立った方は、まずは「小さく、身近なところから」ということで、ご自身の担当する業務のマニュアル作成などからナレッジマネジメントを進めてみてはいかがでしょうか？