実践で学んだパッケージ製品調査3つのポイント

こんにちは。GPTech新卒2期生（2年目）の吉原です。
今回は、私自身がシステム導入プロジェクトの一環として行ったパッケージ製品調査業務で学んだ、3つのポイントについて紹介します。

パッケージ製品調査を行った背景

今回私が参画したプロジェクトは、受託でデータの集計を行っているユーザ企業（弊社にとってのクライアント）が、データ集計業務に利用しているシステムを刷新するというプロジェクトでした。

しかし、業務ヒアリングを進める中で、集計に関わる各案件が管理できていないという問題が判明したため、集計システムの刷新とは別に案件管理のためのシステム導入を検討するべく、案件管理システムのパッケージ製品の調査を行いました。

まずシステムを導入する方法としては、大きく以下の二つに分かれます。

①スクラッチ開発 ：ユーザー企業（発注元）の要望に合わせて一から構築したシステムを導入する。

②パッケージ導入 ：製品化されているシステム（パッケージ）を導入する。
※②パッケージ導入の場合、「パッケージ製品をそのまま導入する」または「部分的にカスタマイズして導入する」のいずれかのケースに分かれます。

一般的に、パッケージ導入をスクラッチ開発と比較した際のメリット、デメリットは以下の通りです。

• メリット
  ・初期費用を抑えることができる
  ・短期間で導入することができる
• デメリット
  ・基本的にパッケージ製品に実装されている機能しか利用することができない

上記のメリットデメリットを踏まえ、パッケージ導入が適しているケースとして、システム化の対象業務が他社と比較しても大きく変わらない、汎用性のある業務が適していると言えます。
（逆に、コア業務であったり特殊な業務（独自性のある業務）の場合は実現可能性が低いため、スクラッチ開発も有力な候補となります）

今回のプロジェクトでは、以下の二つの理由からパッケージ導入を候補の一つとして業務を進めました。

・案件管理業務は独自性のある業務内容ではないため、パッケージでの対応が可能なこと

・案件管理業務のシステム化の優先順位は（集計業務と比較すると）低く、多額の予算を確保することは難しいこと

作業を始める前の３つのポイント

ポイント1：調査の目的を明確にする

製品調査を行う上で、インターネットは欠かせないツールです。

しかし、インターネットを利用することは、様々な情報に容易にアクセスできるという大きなメリットがある一方で、調査の方向性を定めないまま調査を進めた場合、無駄な情報を入手してしまい整理に無用なコストが発生するリスクもあります。

そのため、実際に調査を行う前には、調査の目的とアウトプット（製品調査の成果物としてどのような情報が必要か）を明確にすることが大切です。そして、自身で検討するだけではなく、クライアントまたは作業の指示者に対し適宜確認をとり、認識を合わせることが重要です。

今回、私が行ったパッケージ製品調査の場合、目的とアウトプットを以下の通りに定義しました。（成果物のイメージ画像は記事後半に掲載しています。）

目的 : システムのパッケージ製品の候補を3～4種類に絞る
アウトプット: 各パッケージ製品の情報や差異を比較整理した成果物

ポイント2：評価の観点を定める

パッケージ製品と一口で言っても多種多様なパッケージ製品が存在します。その中からクライアントの業務に最適なパッケージ製品を絞り込むには、それらを適切に比較し評価する必要があります。

その際のポイントは評価の観点を定めることです。「業務に最適なパッケージ」を選定する上では、具体的にどのような観点で選ぶべきでしょうか。

例えば、一般的な例では以下のような観点で選ぶことが多いです。

・業務で求められる機能の多くを搭載している
・低価格である
・操作が簡単である
・クライアントの業界、業種に特化した製品である
・サポート体制が整っている（問合せに対する返信が早い、等）

いずれの観点に重きを置くかは、クライアントやプロジェクトの主旨によって異なるため、絶対的な正解はありません。また、パッケージ製品である以上、求める機能の全てがパッケージ製品に存在することもそうありません。

そのため、選定にあたっては、あらかじめ観点に優先順位をつけてプロジェクトメンバー内で合意し可視化しておくことが特に重要です。

なお、優先順位をつける上では、単に絞り込むだけでなく観点をいくつに絞り込むかという点も検討する必要があります。評価の観点が少ないと、順位をつけやすいメリットがある一方、重要な情報を見落とす可能性があります。逆に評価の観点が多いと、順位をつけ難く調査にかかるコストも増えてしまいます。

ポイント3：前提条件（制約条件）を把握する

前提条件（制約条件）とは、ユーザ企業がパッケージに求める最低限度の条件です。

例えば、以下のような前提条件が挙げられます。

・○○機能は必要不可欠である
・費用は○○円以内に抑えなくてはならない
・クラウドを利用してはいけない

仮にポイント2で整理した評価がどれ程優れていたとしても、前提条件を満たしていないパッケージ製品を導入することはあり得ません。つまり、前提条件を把握せずにパッケージ製品の情報を詳細に調べた場合、その作業は残念ながら無駄な作業（手戻り）となる可能性があります。

このような事態を防ぐためには、調査前にクライアント側のステークホルダーに制約条件の有無や内容について入念に確認することが重要です。

実際にパッケージ調査を行った感想

インターネット上での調査というのは、一見、簡単で単調な作業に見えるものです。しかし、今回、自身で製品調査業務を実践したことで、上に挙げた3つのポイントを踏まえ思考と実践を交えて調査を行う業務だということを実感しました。

特に、大きな学びになったと感じたことは、製品調査の中で様々な企業のパッケージの情報（費用感や主要機能、ユーザーの声等）に触れたことです。今後、別のプロジェクトに関わる中でも、製品調査を通して学んだポイントや身に着けた知識を活かしていきたいと思います。

ご参考まで、今回成果物として作成した製品比較表（イメージ）はこちらです。

最後まで読んでいただきありがとうございました。