ITコンサル企業のリモートワーク導入事例 －GPTechの制度と実例の紹介

昨年はコロナの影響もあり、急スピードでリモートワークが浸透しました。しかし、急な導入によりネットワーク等のインフラや社内制度の対応が追い付かず押印のために出社が必要になったりと、リモートワーク本来のメリットを活かしきれず、業務効率に支障が生じている状況が少なからず見受けられます。

GPTechではコロナ以前からリモートワーク制度を導入していた背景もあり、2020年2月初めという早い段階から、ほぼ全員がスムーズにフルリモートワークに移行することができました。

そこで今回は、弊社にて「コロナ以前から実施していたリモートワークでの働き方」と、「コロナの影響により変化した働き方」の２つについてご紹介したいと思います。

記事作成は、坪井（新卒1期生/2019年入社）が担当しました。

コロナ以前から実施していたリモートワークでの働き方

弊社では、「リモートワークでの業務遂行が作業効率の向上につながること」を目的に、2018年4月から正式にリモートワークを導入しました。

これは代表の坂本の「場所、時間にとらわれずフレキシブルな働き方をすることで、優秀な人材が色んな場で活躍できるようになってほしい」という考えが発端となっています。優秀な人材には活躍の場を拡大してもらい、企業にとってはスポットで優秀な人材を雇用できることを期待しているものです。

働く場所についても、自宅のほか会社で契約しているサテライトオフィスやクライアント先で働くことも可能です。

例えば、クライアント先への訪問にあたり会社よりも自宅から直行した方が早い場合は自宅から直行直帰し、訪問が朝と夕方に1件ずつ入っている場合は「自宅→客先→サテライトオフィス→客先→自宅」とすることで、移動時間の削減や隙間時間の有効活用ができます。

また、打合せが一切入っていない場合は１日在宅勤務とする事で、通勤時間を有意義に利用するといった働き方が可能です。

ネットワーク環境については、以下のいずれかが利用可能です。（セキュリティの観点から、フリーWifiの利用は禁止）

会社LAN
会社貸与スマートフォンによるデザリング
会社ポケットWi-Fi
会社で契約しているサテライトオフィスのWi-Fi
個人で契約している自宅Wi-Fi

自宅での業務実施時やクライアント先への訪問時、出社時に合わせてセキュリティと利便性を考慮の上柔軟に選ぶことが可能となっています。

リモートワークの実施制限については、オフィスでのコミュニケーション機会の確保を重視し、「週0～3日まで、連続で最長3日間まで」としています。
プロジェクトがかぶらない社員とはなかなか接点がないため、出社したタイミングで情報共有を図り、コミュニケーション量が極端に減ることがないようバランスがとれた働き方になることを意図しています。

実際の利用例

次に、リモートワークを実際どのように利用したかや業務効率性等のメリット、オンラインでのコミュニケーションで意識していることについて、シニアコンサルタントとマネージャー職の2名の社員にインタビューした結果をご紹介します。

例1　シニアコンサルタント職の利用例

Q1.コロナ以前のリモートワーク実施状況

週に約2回、一ヵ月では約8回程度利用していました。
自分はコンサルティング案件と兼務で管理本部の業務（セキュリティ、機器管理等）を担当していますが、当社の会社規模感的（社員20名弱）にも在宅でも概ね問題なく対応できることが多く、積極的に利用しています。

Q2.リモートワークのメリット

大きく分けて3つあります。

1つ目は「移動時間の削減」です。
クライアント先に移動する時間がカットされたことで、本来であれば移動にあてるはずだった時間を業務に使えるだけでなく、隙間時間が有効活用できるようになりました。結果的に軽い打合せの本数が以前よりも増え、細やかなコミュニケーションが取れていると感じています。

2つ目は「設備が良いため作業効率が上がる」ことです。
私の場合は個人的な趣味も高じて自宅に良いガジェットが揃っていました。高性能なモニターやキーボード、マウス等使い慣れている点も含め、在宅勤務の方が作業効率が良いことを実感しています。
なお、2020年10月から一定基準の設備を新たに揃える際に活用できる補助制度も開始しており、特に若手社員は設備の充実にあたり活用しているようです。

3つ目は「可処分時間の増加」です。
上記の2つのメリットによって、同等のパフォーマンスをより短時間で達成できるようになったため、業務の幅が広がっただけでなく自由に使える時間が増え、趣味や自己研鑽の時間を以前よりも多く持てるようになりました。

Q3.オンラインでのコミュニケーションで意識していること

特に「コミュニケーションの量」と「コミュニケーションの方法」について意識しています。

まず、1つ目の「コミュニケーションの量」について、オフラインの時よりもコミュニケーション頻度を多く持つことで、情報量の減を補うことを意識しています。

次に、2つ目の「コミュニケーションの方法」については、背景としてリモートワークの場合、オフラインの時と比べて表情や視線などのノンバーバルコミュニケーションの情報を拾いにくく、また相手にも伝えにくくなります。そのため、必要に応じてテキストでの伝達（チャット等）と音声での伝達（Web会議、電話）を使い分け、必要十分なコミュニケーションが取れるよう意識しています。

例２　マネージャー職の利用例

Q1.コロナ以前のリモートワーク実施状況

旧リモートワーク導入当初は制限が特になかったため、ほぼ連日利用している時期もありました。（週5日、月に約20回ほど）

というのも、当時は１つのコンサルティング案件に100%の工数でアサインされており、客先常駐ではなく、かつクライアント先が新幹線を利用して行き来する距離だったことから、訪問が無い日や訪問前後の時間はほぼ在宅勤務を行っており、時間の確保に努めていました。

そのような中、事務所に立ち寄るタイミングとしては、下記の3点のみでした。
①プロジェクトについての相談を代表の坂本と実施する場合
②社内LANからでないと閲覧不可の情報（過去案件情報等）を確認する場合
③契約書の授受や押印処理等の事務処理を行う場合

途中でリモートワーク制度の見直しがあり、現在は週に3日までになりましたが、個人的にはオンラインでもコミュニケーションが充分にとることができ、全員が責任感をもっているのであれば、制限をなくしてフルリモートワーク（週5日）の在宅勤務でも問題はなくむしろメリットが大きいのではないかと考えています。

ただし、新卒の方などは話が異なり、社会人として働くことに慣れるまでは対面でのフォローが必須なので、その点の考慮は別途必要だと思います。

Q2.リモートワークのメリット

制度導入と同じタイミングでマネージャー職に昇格したことも相まって、裁量労働制も適用されたことから、時間の使い方はかなり自由になりました。体感としては個人事業主に近い印象です。

弊社は副業可（届出制）ですので、収入面でもやり方によっては収入アップが図れます。

通勤時間の節約で時間が増えたこともそうですが、通勤時の精神面、体力面の疲労の軽減も影響が大きいと感じています。特に客先への移動時間も会社を経由しなくてよいため、効率化できました。また、休憩を取得して仕事の合間に家事やランニングなどのリフレッシュを行うこともでき、仕事だけでなく生活全体の効率化が図れました。

Q3.オンラインでのコミュニケーションで意識していること

まず、1つ目は「時間管理」です。
Web会議の場合、移動時間を考慮しなくてよいため、会議が立て続けに入るなどタイトなスケジュールとなることが多々あります。予定時間内で終わるようにすることも勿論ですが、会議開始前に双方の次の予定を確認しておき、会議の進行状況を見ながら柔軟に会議時間を調整するようにしています。

2つ目は「事前準備」です。
Web会議では対面以上に事前の準備が重要です。
1つ目の「時間管理」とも重複しますが、会議を始める“前”に「会議の目的の明確化と共有、資料準備等の事前準備」をしっかり行うことで、時間厳守で会議を進めることができます。

オンラインコミュニケーションでは細かいニュアンスが伝わりにくいため、話ながら相手の様子に対面よりも注意を払う必要があります。そのため、説明することだけに意識を向けてしまうとで、ふとしたタイミングでの聞き手の様子やサインを見落とすことにも繋がります。

コロナ禍を受けた対応（BCP対応）

冒頭でも触れましたが、弊社では2020年2月初めというかなり早いタイミングで、BCP（事業継続計画）対応の一環として、フルリモートワークへの移行を実施しました。

出社も必要のない限り不要とし、週5日のフルリモートワーク（完全在宅勤務）のルールを設けました。

また、コンサルタントという職種上、クライアントの事情やプロジェクトの状況も加味する必要があります。その点、弊社ではコロナ以前からリモートワークを実施し、社内やクライアントとの打合せにおいてもWeb会議への切り替えを進めていたことが幸いし、比較的スムーズにWeb会議に移行することができました。

ツールや施策の導入とコミュニケーション機会の拡充

フルリモートワークの導入を踏まえ社員間の接点が限られることから、ツールの導入や施策の設定、コミュニケーション機会の拡充を図りました。

まずツールについて、クライアントとのWeb会議や社内のオンラインコミュニケーション機会の増加を考慮し、Web会議ツールのアカウント数を「1→3アカウント」に拡張しました。

また、在宅勤務での業務効率性向上を目的に、モニター等のパソコン周辺機器の新規購入費用を一部会社で負担する補助制度も導入しました。

最後にコミュニケーション機会の拡充については、オンライン飲み会の実施による定期的な全体コミュニケーションの場を用意しました。Web会議ツールを使って近況を報告しあうことで、各人の近況状況の共有や躓いている部分の発見にもなり、仕事面に良い影響が出ていることを実感しています。

まとめ

リモートワークは時間効率が良くなる半面、コミュニケーションがしづらいというデメリットをよく耳にします。確かにオフラインでのやり取りと比較して、リモートでやりとりできる情報量は減りますが、それ以外に不慣れであることによって生じている齟齬もあると考えています。

状況に応じて適宜フォローするなど対処が可能な範囲で円滑なオンラインコミュニケーションに向けたアクションを取り、より高い業務効率性を持って業務を進められるような取り組みを、今後も会社全体で進めていきたいと思います。

最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
他にもリモートワークや在宅勤務に関する記事がありますので、読んでいただければ幸いです。