新卒社員が考えたリモートワーク下での新人研修における課題と対策

新卒社員が考えたリモートワーク下での新人研修における課題と対策

こんにちは。GPTech新卒2期生の吉原です。

新型コロナウィルスによる外出自粛の影響により、今年の4月から始まった新人研修は自宅からのリモートワークという形で行っています。

そこで、今回はリモートワークによる研修受講の際に感じた課題と解決策について、2期生の3人で検討した内容を紹介したいと思います。

まず、フルリモートにおける主な課題を以下の2つに整理しました。

在宅作業で生じる課題
オンラインでの研修や会議で生じる課題

この2つの課題について、各々の観点から解決策を考えました。

在宅作業で生じる課題

赤井「 仕事のオンオフの切り替えが難しいんですよね」

テレワークでは、仕事を始める前も、仕事中も、仕事が終わった後も家にいます。例えば高校や大学の授業をオンラインで受けている学生さんも似たような状態ではないでしょうか。

そのため、プライベートと仕事(または授業)の境目がボーダレスになったことで、仕事に集中できなかったり、または終業後リラックスできないという人もいると思います。

それらの状況改善のために、私が実践しているオンオフの切り替えに役立つ方法をご紹介します。

➡︎ 出勤時と同じルーティンに則って仕事に入る

プライベートと仕事を区別するために、あえて出勤時と起床時間を変えず、スーツに着替え、メイクをするなどのルーティンワークを行った上で仕事に臨みます。

そして仕事が終わった後は、部屋着に着替えてメイクも落とすことで、オンオフの切り替えを意識することができます。
特にスーツから部屋着に着替えた瞬間は、解放感と共に仕事を終えた達成感を味わうことができます。

伊豆「長時間座ったまま作業を行うと体への負担が重たく感じます」

姿勢が固定されることによる健康リスクとして、VDT症候群というものがあります。主な症状としては、ドライアイ・首肩背中腰のこりや痛みなどがあげられます。

会社に通勤している時は、行き帰りに加えてトイレに行く際などでもオフィス内を徒歩で移動するシーンが多く意識せずとも体を動かす機会があります。

しかし、在宅勤務では通勤はなくトイレへの移動もせいぜい10m程で体がほぐれるほどの運動にはなりません。その解決策として私は以下の方法を実践しています。

➡︎ 研修の合間にストレッチの時間を設ける

1時間に一度、研修参加者全員でストレッチを行うことで、体のこりの軽減だけでなく、半日以上続く長時間の研修では精神的にリフレッシュすることができ集中力の向上にもつながることから、一石二鳥の効果が得られました。

かつ、在宅勤務では機会の少ない同期性のあるコミュニケーションの向上にも繋がるため、つまるところ一石三鳥だと感じています!

吉原 「職場での緊張感を持つことができず、集中力の持続が困難です」

自宅というのは、普段はくつろぎの場として利用している場所です。皆が仕事に取り組んでいる様子が可視化されているオフィスと比べると、自宅での作業は気が緩んでしまうと感じる人もいるのではないでしょうか。

この課題の解決策として、私は以下の二つの方法があると考えます。

➡︎ 自宅の中でも自分が集中できる場所を見つける

自宅の中でも、自室やリビング等、場所によって集中しやすい場所と集中しにくい場所があると思います。(どのような場所が向いているかは人によると思います)様々な場所で作業を行ってみて、自宅の中でも自分に合った環境を見つけることが大事だと思います。

また、場所を一つに決めて固定するのではなく、日ごとに作業場所を変えてみるというのも、新鮮身を維持して集中力をキープするという面で効果があるのではないでしょうか。

➡︎ カウントダウン式のアラームを設定する

こちらはオーソドックスな方法ですが、時間を区切るためのアラームの活用です。

例えば、ある作業を60分で完了するというスケジュールを立てた場合、PCやスマホのアラームを60分に設定し、残り時間が常に見える状態にしておきます。残時間の見える化により、60分でアラームが鳴ってしまうという緊張感から、気を引き締めて作業に取り組むことができます。

オンラインで研修や会議で生じる課題

赤井「リアクションの程度が理解度の齟齬を生みがちです」

私たちは現在、すべての新卒研修をWEB会議ツールの活用により受講していますが、講師の社員曰く、リモートによる研修実施の難点として、受講者(私たち)の理解度を把握するのが困難だとのことでした。

そのため、研修形態が何であるかにかかわらず研修の目的を達成し成功させるためには、聞き手(受講生)である私たちのリアクションが重要となります。

そこで、社内でのWEB会議に参加する中で、以下の2点が解決策として有効ではないかと考えました。

➡︎ 話し手の発言の意味や意図などの理解に詰まったときは即座に質問する

WEB会議では発言するタイミングの勝手が分かりにくいものですが、タイミングを読むことを恐れていては本末転倒だと思います。
分からないときにすぐ質問することで、話し手は理解度を把握しやすくなります。

➡︎ 内容に共感や理解ができた場合は「再定義」により理解度を示す

ヒアリングの一手法である「再定義」により、話し手と聞き手の認識のすり合わせが可能です。(再定義についてはこちらの記事「 業務理解を深めるヒアリングのコツと業務フロー作成のポイント【初級者編】 」をご覧ください)

伊豆「発言のタイミングの難しさを感じます」

オフラインでの会議では、WEB会議と比較して情報量の取得が容易であり、話し手の様子や聞き手のリアクションなどの察知をあまりストレスをかけずにすることが可能です。

しかし、WEB会議では空気感が読みにくいことから、「発言のタイミングが被るのでは?」という懸念が生まれ、その結果タイミングを失って発言ができない人が多いのではないでしょうか。

しかし逆を言えば、その懸念が解消できればオフラインのようにストレスなく自由闊達な発言ができるということです!

そこで考えたのが以下の解決策です。

➡︎ 会議のファシリテーターを設定する

会議のファシリテーターをあらかじめ指定しておくことで、参加者一人一人の発言のタイミングを管理することができます。

例えば発言したい内容は前もってチャット上に書き込み、それを確認したファシリテーターが「~さん、〇〇について発言お願いします」と話を振るというルールがあれば、発言が被る心配はなくなり晴れて自由に発言できます!

この解決策がどの程度有効かは、今後の研修で実践することでその効果を検証したいと思っています。

吉原「インターネット環境によってはコミュニケーションにタイムラグが生じます」

WEB会議ではインターネット通信を利用するため、ネットワーク回線の混雑状況やデバイスの性能によっては通信が不安定になりがちです。そのため、映像や音声が途切れ途切れになってしまい、やり取りにタイムラグが生まれることもあります。その結果、相手の発言を聞き逃してしまうことが時折発生します。

この場合、以下のアクションが有効だと考えます。

➡︎ 聞き取りにくいと感じたら、その場で確認をとる

WEB会議中たまたま聞き取れなかったある一言が、その会議において重要な発言であった可能性も往々にしてあり得ます。その対策として、仮に聞き取りづらかった箇所があれば、どのあたりの発言が聞き取れなかったのかを相手に速やかに伝え、再度の発言を促すことが大切です。

そして自分が発言している時は、自分の発言が正確に伝わったのかを聞き手にこまめに確認することが必要になると思います。

まとめ

以上、リモートワークでの課題(デメリット)と解決策を紹介しました。

ここで強調したいのは、リモートワークにはメリットも多く存在するということです。今年の研修は、外出自粛という強制的な理由によりリモートという形で行っていますが、普段の業務をどの程度リモートで行うべきかどうかについては、以下の点を複合的に考え、ケースバイケースで柔軟に判断することが大切だと思います。

・そもそものリモートワークのメリット、デメリット
・各業務の目的を鑑みた上でのメリットとデメリット
・デメリットのみを解消、軽減の対応可否

最後までお読みいただきありがとうございました。