新卒社員だけで行う夕礼ミーティングで得たものとは

新卒社員だけで行う夕礼ミーティングで得たものとは

こんにちは、GPTech新卒2期生の赤井です。
現在、私たちは4月から開始した新人研修の受講と並行して、新卒2期生3人でミーティングを実施しています。

ミーティングの目的は2つあります。
・研修のふり返りや学びの共有により、互いの理解度を上げること
・2期生の間でのコミュニケーション量を増やし、団結力を高めること

です。

開始当初は雑談を目的としたランチミーティングとして始めましたが、それからアップデートを重ね、今は「夕礼ミーティング」として実施しています。
内容は、毎日、その日の研修終了後に各自が学んだことの共有や、研修そのものの課題の整理を行っているほか、研修では演習が十分に行えないスキル(ファシリテーションや議事録作成等)を向上させる場として活用しているものです。

実施にあたってはWeb会議ツールを使用し、1人がファシリテーター、別の1人が議事録作成者として担当を割り振っています。

今回は私(赤井)が聞き手になり、他の2人(伊豆、吉原)に、 夕礼ミーティングで具体的にどんなことをしているのか、 ヒアリングをしてみました。

※ヒアリングについては「業務理解を深めるヒアリングのコツと業務フロー作成のポイント」の記事をご確認ください。

夕礼ミーティングの概要

現状把握(ヒアリング)

赤井:夕礼ミーティングはどのような意図で実施しているものですか?

吉原:コロナの影響で、現在は新卒研修も自宅作業もすべてリモートで行っていることから、2期生の間でコミュニケーションをまめにとることにより、相互理解を進めたいという考えがあります。 また、研修メニューにはプログラムの都合上、会議のファシリテーションの練習は含まれていません。そのため、夕礼ミーティングでは、ファシリテーションスキル等を補完的に磨くことにできる場にしたいと思っています。

赤井:夕礼ミーティングの実施にあたり、事前準備はありますか?

吉原:まず、何について話すのかを考えた上で議題を設定します。
伊豆:議題を予め設定することで、限られた時間で効率的に進めることができます。

赤井:夕礼ミーティングでは、研修のふり返りと学びの共有、研修プログラム外でのファシリテーション等の練習に活用しているとのことでした。どのように行っていますか?

伊豆:日報の共有をしています。ミーティング前に作成した日報をファシリテーターがWeb会議ツール上で画面共有し、2期生3人の各々でその日の研修で学んだことや反省点、研修に対する改善策の提案等を発表しています。

赤井:研修の反省や改善策の提案とは、具体的にどういったことですか?

伊豆:その日の研修をふり返ることで、自身の取り組み方について反省等を行うほか、研修自体に改善の余地がないか検討をします。その上で、それらの反省点や改善点をどうすれば解消できるか、3人でディスカッションをします。もちろん提案するからには、メリットやデメリット、根拠を提示します。ディスカッションの結果、研修の運営側にエスカレーションする(上位者に判断や指示、対応を要請する)必要があると判断したものについては、新卒研修タスクフォースのメンバーに提案を行います。

※新卒研修タスクフォースとは、GPTechの一部の社員(新卒社員を除く)で構成する、新人研修の運営事務局のことです。

赤井:夕礼ミーティングが終わった後にしていることはありますか?

伊豆:夕礼ミーティングの議事録を完成させた後、全社員に向けてチャットで議事録を共有します。そうすることで、議事録の作りや内容について先輩社員や社長の坂本、取締役の高村からフィードバックをもらうことができ、励みにもなっています。

赤井:夕礼ミーティングは新卒2期生の3人だけで実施しているのですか?

伊豆:新卒2期生の3人のほか、新卒研修TFメンバーを中心とした先輩社員が、オブザーバーとして週次で参加しています。ミーティングに参加してもらうことで、ファシリテーションのやり方やミーティングの流れについて、適宜コメントをもらっています。

夕礼ミーティングの懸念点

赤井:夕礼ミーティングを行う中で、困っている点や懸念点などはありますか?

吉原:途中で流れがとまることです。私たちはミーティングや会議の経験が少ないこともあり、事前に話す内容を決めていても、沈黙が続き流れがとまってしまうことがあります。経験を積むことにより改善する部分もあると思いますが、まずは今すぐにできることから改善をしていきたいと思います。

赤井:流れがとまるというのは、結論が出ないということでしょうか?

吉原:結論が出ないということもそうですが、ミーティングのアジェンダに対し自分が何を話すか定まっていないことがあります。事前準備として、ミーティングの流れを把握するだけでなく、発表内容を決めておくと良いと考えています。
伊豆:流れがとまることで、ミーティング時間が延びてしまうこともあります。吉原さんが言った対応策も含め色々試行錯誤することで、時間内にミーティングを終わらせる工夫を進めていきたいと思います。

赤井:予定していた時間と実際にかかった時間はどのくらい乖離していますか?
伊豆:直近では、予定は15分としたところ実際は70分かかってしまいました…。当初設定した予定時間に無理がなかったかについても、見直しが必要だと思っています。

赤井:15分-70分であれば、確かに時間を相当オーバーしていますね。そもそも15分でミーティングを終えることは可能なのでしょうか?

伊豆:研修のふり返りや学びの共有は15分以内で終えることが可能です。しかし、問題や改善策の検討を行う段階まで話し合うとなると、時間がかかってしまいます。予定時間についても、そもそも実態と著しく乖離していないか見直していきたいと思います。

先輩社員への要望

赤井:新卒研修タスクフォースのメンバー等の他の先輩社員に向けて要望はありますか?

伊豆:実践例を提示してもらえると嬉しいです。先日の議事録研修では、先輩社員から、私が作成した議事録に対するコメントだけではなく修正版の議事録も提示してもらいました。当然絶対的な正解ではなくあくまで一例ですが、自分の作った議事録と先輩社員が直した議事録を対比できたことで、とても理解が進みました。
とはいえ、修正例を丸っと作ってもらうことは先輩社員にとって中々の負担だと思います。定例的なフォローとして要望するものではありませんが、今後も折に触れてそのような対応をいただけると、とてもありがたいです。
吉原:私は先輩社員からのフィードバックですね。アソシエイトの目標の一つに「会議のファシリテーションの体得」があります。目標達成のためには理想のファシリテーター像をイメージとして持つ必要があると思いますが、私たち新卒社員3人だけでそのイメージを持つことは困難だと考えています。そのため、会議のファシリテーションについても先輩社員からフィードバックをもらえると、より早い成長につなげられると思います。

赤井:ありがとうございました。以上でヒアリングを終了します。この後はヒアリング内容を元に現状を把握した後、問題を整理したいと思います。
伊豆・吉原:ありがとうございました。

問題の整理と対応策

前述のヒアリングで現状を把握できたため、続いて問題の整理と対応策を考えます。
今回2人の話を聞いて、現状に対し私が問題だと考えた点は2点です。

1点目は、議事録の作成とファシリテートに対するフィードバックが不足しているという点です。

この夕礼ミーティングは、自分のできていない部分にフォーカスしブラッシュアップを行う場ですが、そもそも自分のできていない部分が何かということを定期的に指摘してもらえる場はありません。夕礼ミーティングの性格上、毎回先輩社員に参加してもらった上でフィードバックをもらう形をとることは難しいため、自分たちでフィードバックし合える仕組みを作ると良いかと思います。

2点目は、ミーティングが予定した時間内に終わらないことに対し、部分的なアプローチしか検討できていない点です。

ミーティングに限らず予定した時間内に物事を終えることは大切なことですが、時間調整のためにアジェンダを削ると本末転倒にもなりかねません。伊豆さんも今回のヒアリングで話しながら気づいたようですが、内容の充実を優先させてミーティング時間を増やすというアプローチも有効だと思います。

夕礼ミーティングの効果と所感

上に挙げた2点の問題については、今後、対応策を検討していく予定です。

夕礼ミーティングを始める以前は、他の2人のふり返り内容を知ってコメントをする機会はほとんどなく、研修で学んだことは自分の中だけに留めている状態でした。
しかし夕礼ミーティングを始めたことにより、毎日、互いの学びを共有し議論をするようになったことで、1人の小さな学びを基に、3人で大きな学びを創造できていると思います。

また、新卒2期生だけでミーティングをしていると、視点や議論内容に抜け漏れがあることが分かり、私たちはまだまだ未熟だということを改めて実感します。
日々のフィードバック等で丁寧にフォローしてくれる先輩社員の力も借りながら、2期生3人でも協力し、個々の力と組織力を高めていきたいと思います

最後までお読みいただきありがとうございました。