仕事のパフォーマンスを変える着手前と着手後の段取り術

仕事のパフォーマンスを変える着手前と着手後の段取り術

こんにちは!

これからGPTech新卒2期生の3人で、2020年の新卒研修のブログをアップしていきます。
私たちがどのような新卒研修をしているのか、紹介していきます。

初回は赤井が担当します!

(※私たちの研修はCOVID-19の影響によってフルリモートでスタートしています。
テレワークの研修はどのようなものかということも今後記事にしていく予定です。)

仕事とはどういうものか

そもそも仕事とはどういうものでしょうか?
何となく思い描くイメージはあるものの、言語化する機会はそうそうないと思います。
新卒研修の内容を紹介するにあたり、仕事はどんな流れで何をするものなのか、改めて整理してみました。

まず仕事の流れについて、ざっくりまとめるとこのように進行します。

今回私が受けた研修は、仕事を進める上で重要なフレームワークである、「5W1H」「タスク管理」「報連相」を習得するための研修です。(図の右側の青字の部分です)

ここで、仕事の工程を「着手前」「着手中」「着手後」で分けるとしたら、最も大切なのは何でしょうか。

それは「着手中」・・・ではありません!

一番大切なのは「着手前/後」です。
仕事に取り掛かる前と後に何をするかが、最終的な仕事のパフォーマンスを左右するといっても過言ではありません。

着手前に「5W1Hで全体を把握し、効率的にタスク管理をすること
着手後に「適切な報連相をすること
これらは誰もが一度は聞いたことのあるフレームワークやコミュニケーション手法ですが、マルチタスクで業務を進めるITコンサルタントにとっては、常に意識しておくべき必須スキルとなります。

もしかすると、“着手中の作業よりも着手前/後の作業の方が大切 ” と聞いて、
「仕事にとりかかる前に何をするの?時間がもったいない!」
「終わったら上司に提出するだけでいいんじゃないの?」
と、 思う人もいるかもしれません。

私もそう思っていました。

そんな私が考えを改めるきっかけになったのは、今回の研修で、具体的な「仕事の流れ」に沿ってフレームワークを学んだことによるものです。

「5W1H」で全体像を把握する

まず、仕事は何もない所からいきなり発生することはありません。
ましてや新入社員の私たちは、ほぼ必ず上長などの先輩社員から仕事を受けるという段階を踏んで、手元に仕事がくることになります。

この時、上長の指示を漏れなく正確に受け、仕事の全体像を把握することが必要です。

そこで有効なフレームワークが「5W1H」です。

今回、わたしたち2期生3人は研修の一環として、“上長から「次回の会議の準備をする」という仕事を受けた ” という設定で、「5W1H」の各項目を考えるワークを行いました。

ワークにあたり、まずは “Why (目的)” に該当する「次回の会議の準備を行う目的」を正しく整理する必要があります。

しかし、私は誤って Why (目的) を「本プロジェクトの課題を洗い出し、対応方法を決定すること」という、会議で話す内容の目的を設定してしまったのです。
正しくは「会議を円滑に進めること」が今回の Why(目的) になるはずでした。

結果として、上流工程にあたる“Why (目的)” が主旨と乖離してしまったことから、下流工程にあたる“When ” や“What ” の設定も大きくずれることとなりました。
そして、想定されていたワークの成果とは大きく異なるものを提出することになりました。

今回は研修なので、誤りや手戻りがあっても何も不利益は生じません。
しかし、実際にプロジェクトに配属された中でこのようなミスをしてしまったら…と考えると、とてもぞっとしました。

タスク管理」で仕事に取り掛かる

先ほど「5W1H」では仕事の全体像を把握し 、「When」と「How」を中心に仕事を細かく分解しました。 その次は「タスク管理」を行います。

「タスク管理」 とは、仕事の着手にあたり判断に迷わずすぐに取り掛かることができるレベルまで分解することです。
やるべきことが明確になるため、スピードアップに繋がります。

仕事をタスクとして分解した後は、抜け漏れなく仕事を整理するために、タスクの一覧表を作成します。

タスク一覧表には、各作業の優先順位や納期を記入しておくことで優先的に取り組むべきタスクが把握できるため、優先順位に応じて時間を振り分けることが可能です。

この一覧表の作成や管理に使われるツールは、対象プロジェクトの規模や性格、本人の好みなどさまざまな要因があるため、 タスク管理ツールや Excel、メモ機能など十人十色だと思います。

このタスク一覧表が完成した後に、実作業にとりかかることになります。(やっとですね)

とはいえ、この段階で既に仕事の全体を把握し、すぐに着手できるレベルにまでタスクを分解しています。
そのため、この後は優先順位に則ってタスク一覧表に記載された作業をこなしていくのみです。

タスク管理では、日々の完遂すべき作業のほか、追加で発生した作業も随時積み上げていきます。そして、自分ひとりではどうしたらいいか判断が難しい際や、不明点が出た際は上長に「報連相」を行います。

コミュニケーションの基本「報連相」

「報連相」、これも耳にすることの多いフレームワークです。
仕事におけるコミュニケーションの基本となるものです。

例えば、この「ブログを書く」という仕事で起こりうる「報連相」を考えます。

この図の通り、報告、連絡、相談で意識すべきポイントはそれぞれ異なります。

・報告…仕事の進捗状況に感情を含めても構いません。相手が何を求めているかを考え、悪いことほど早めに伝えます。
・連絡…事実のみを伝えます。伝えるだけではなく、伝わったかどうかの確認も必要です。
・相談…目的をもって相談します。自分なりの考えも伝えたうえで欲しい結論を明確にします。

これらのポイントを意識して報連相を行うことで
・仕事の連携がとれる
・情報が共有できる
・コミュニケーションが活性化する
といった効果が期待できます。

私たち2期生は、新人なので社員の方からの信頼は0です。全くありません。
報連相を適切に行うことで、ビジネスで必須となる信頼残高を積み上げていきたいと思います。

GPTechの一員として振る舞うために

仕事の流れを学んでみると、仕事の作業に取り掛かるまでにやるべき準備がたくさんあることに気づきます。また、仕事を終えた後も適切なコミュニケーションが必要です。

しかし、その準備やコミュニケーションを着実に行うことは、仕事のパフォーマンスを上げるための第一歩だと考えます。

GPTechの7つの行動指針には以下の2つが含まれています。
・物事を完遂させる「コミットメント」
・期待を上回る成果を生み出す「期待+α」

この2つを達成させるためにも、今回の研修で学んだことは常に意識して自分のものにしてかなければなりません。

まずは、身近な研修で与えられる課題から
「この資料は何のために作るのか?」
「どれくらいのクオリティで仕上げれば提出したことになるのか?」
「上長にどのタイミングでどうやって報告しようか?」
といった視点を持ちたいと思います。

そして、当たり前に「5W1H」「タスク管理」「報連相」を使いこなすことを目指していきたいと思います!