ガントチャートの作成方法・ポイントを解説（コンサル基礎編）

こんにちは、GPTech新卒4期生の柳元です！（私の自己紹介記事はこちらです。）

先日、プロジェクト管理研修で「ガントチャート」の作成方法を学びました。私はGPTechに入社してから初めて「ガントチャート」を知りました。私のように「ガントチャート」を、新社会人になってからや別の業種から転職し初めて聞いた方もいらっしゃると思います。

本記事では、ガントチャートとは何か、役割ごとのガントチャート利用方法、ガントチャートの作成方法、作成時の確認事項とポイントをご紹介します。

ガントチャートとは

ガントチャートは、プロジェクトのスケジュール管理に使われる方法の一つで、タスク（プロジェクト内の様々な業務を、管理を行いやすい、小さな単位に分解された作業のこと）を正確に洗い出し、計画と実績を正確に管理するためのものです。

ガントチャート（英: Gantt chart）とは、プロジェクト管理や生産管理などで工程管理に用いられる表の一種で、作業計画を視覚的に表現するために用いられる。棒グラフの一種でもあり、横棒によって作業の進捗状況を表す。

wikipedia

ガントチャートを作成することによって「誰が、いつまでに、なにをするべき」なのかを可視化することができ、プロジェクトメンバーに情報共有をすることができます。

仮に、ガントチャートを使用しなかった場合、
タスクの抜け漏れに気がつかない、
「誰が、どこまでやるのか」といった認識が曖昧になって作業が予定通りに進まない、
プロジェクトの具体的な進捗状況を把握することが難しくなる、
といったことが起こり、納期に間に合わせてプロジェクトを進めていくことが困難になります。

役割に応じたガントチャート活用例

「ブログ記事作成～記事公開」までのタスクがある場合を例に、役割ごとのガントチャートの利用方法をご説明します。

・ブログ記事の作成者Aさんの場合

Aさんはブログ記事を作成する担当者のため、自分が「いつまでに何をやらなければならないのか」をガントチャートで把握し、期日通りにブログ記事を公開できるように努めます。

・ブログの統括責任者Bさんの場合

ブログの統括責任者であるBさんは、ガントチャートでスケジュール通りに進んでいるかを各メンバーに定期的に確認します。

仮に遅れている場合は、予定を再度見直す、または、追加要員を投入する等によって遅延を解消するために対応する必要があります。

なお、GPTechのアソシエイトコンサルタント（新卒で入社した直後の役職）の場合はプロジェクトに配属された際に、上長が作成したガントチャートを利用し、タスクの進捗状況を確認しながら更新していきます。

ガントチャート作成方法

ガントチャートを作成する流れ

まず、WBSで検討したタスクの階層構造に従って、ガントチャートにタスクを記入します。そして、それぞれのタスクに担当者を割り当て、期限を設定します。

WBSについてはこちらの記事をご覧ください。

ガントチャートに必要な要素

ガントチャートに必要な要素はプロジェクトによって様々ですが、一般的に「タスク、担当者、開始予定日、終了予定日、ステータス、日付（※）」がよくつかわれる項目です。

※日付については、日単位で作成することもあれば、週単位、上旬/中旬/下旬、月単位、で作成することもあります。

また、バッファやマイルストーン、クリティカルパスを設定すると、より精度の高いガントチャートを作成できます。（この後ご説明します。）

作成時のポイント

チェック項目

ガントチャートを作成する際には、是非以下の項目を満たしているか確認してみてください。

・ゴールから逆算して現実的なスケジュールを引けているか

・前後関係のあるタスクの順序が最適化されているか
例）「タスク①を先に着手しないと、タスク②に着手できない。」「タスク②の結果次第で、タスク③のやるべきことが変わる。」

・担当者の役割に応じて適材適所なタスクの割り振りができているか

・担当者の作業量を考慮してタスクの割り振りが出来ているか

また、バッファやマイルストーン、クリティカルパスの設定も有効的な手段です。

バッファの設定

バッファとは、
タスクの期限を設定する際に「余裕期間」として設ける時間で、
「悲観時間」ー「期待時間」がバッファとなります。

「悲観時間」とは、最遅、最長で設定した時間で、「期待時間」とは、最速、最短で設定された時間になります。

すべてのタスクを「期待時間」で設定してしまうと、万が一遅れが生じたときに、後ろの工程のスケジュールを全てずらす必要が出てきます。バッファを設けることによって、万が一少しの遅れが生じた場合にバッファを消費することで、スケジュール全体への影響を減らすことができます。

マイルストーンの設定

マイルストーンとは、
プロジェクトの要所要所で設置する中間目標で、中長期のプロジェクトでは設置することが多いです。

「ブログ記事作成～公開」の例だと、「スケジュールの作成完了」、「記事骨子作成完了」、「記事本文作成完了」、「記事公開」がマイルストーンになり、これらを設置することによって、プロジェクト全体の進捗をざっくり把握しやすくなります。

クリティカルパスの把握

クリティカルパスとは、各タスクの前後関係を整理し、所要時間が最長になるタスクを結びつけた経路になります。

クリティカルパスを把握することで、プロジェクトを進めていく中で、スケジュールの遅延に直結するタスクを把握できます。クリティカルパスに遅れがあると後続のタスクにも影響が及びプロジェクト全体に遅れが生じます。

まとめ

ガントチャートの作成を上長から依頼された場合は、作成する前に、「今回作成するガントチャートにはどんな項目が必要か」「どのくらい細かく管理する必要があるのか」等、上長と認識合わせを行ってから作成しましょう。
既に、社内で統一されたフォーマットが用意されているケースもあると思います。

また、自身がガントチャートを使用する際は定期的に確認を行って、自身の仕事をきちんと決められたスケジュールで実施しましょう。今後、複数のプロジェクトを掛け持ちした際には、ガントチャートが１つの判断材料になり、「今一番やるべき仕事」が見えてくると思います。

是非皆さんもプロジェクトにおいてガントチャートの作成や運用に活用し、そして自身のタスク管理にも使ってみてください！