議事録研修を通して学んだ、仕事に取り組む上での重要な姿勢とは

議事録研修を通して学んだ、仕事に取り組む上での重要な姿勢とは

こんにちは、GPTech2期生の伊豆です。

先日、新型コロナウイルス対策を検討する政府専門家会議の議事録が作成されていなかったことが報道されていましたが、日頃の業務で議事録の作成や確認に携わっている方は多いと思います。

そこで、今回は新人研修で議事録を作成する上で学んだ、議事録作成のポイントと学んだ点について紹介したいと思います。

議事録とは?

議事録について簡単に説明すると、「会議の内容を記録して文書化したもの」であり、作成する目的や活用シーンごとに型の違いがあります。

議事録を作成する目的

議事録を作成する目的は大きく分けて2つあります。

  1. 会議の参加者や不参加の関係者に向けた会議内容や結論の「情報共有」
  2. 会議での討議内容や決定事項の認識合わせ、証跡としての「エビデンス」

議事録の種類

議事録は、主に「結論型」「時系列型」「ミーティングメモ」「管理表」の4種類の型に分けることができます。

良い議事録を作る上では、議事録の活用シーンに応じた型で作成することが重要です。私たちが受講した議事録研修でも、目標の一つに「4種類の型の違いを正確に理解して使い分けられること」が設定されていました。

議事録の活用シーンと型の違い

議事録作成のポイント

「議事録作成=会議後に行うもの」と思っている人もいると思います。
実のところ、正確でわかりやすい議事録を短時間で作るためには、「会議前」「会議中」「会議後」のタイミングで行うことがあります。

まず、会議前には会議内容の事前確認により理解を進めたり、議事録のドラフト版を作成します。
特に、事前に会議の背景や会議内容を理解できていることが肝要です。仮に理解が不十分な場合、会議中にやり取りを追いながら内容を理解することになりますが、その状態で問題なく進めることは相当に難しいことです。

次に、会議中は会議内容の理解を進めながら議事メモを取ります

ここで気をつけたいのは、議事メモを取ることに集中しすぎない点です。
議事メモの作成に集中しすぎると、会議内容の理解が滞りがちです。そして会議内容を理解できていない状態で作成した場合、実体と乖離した内容になることもあるため、「議事メモを取りつつ理解を進める」というバランスが重要です。

最後に、会議後は認識合わせをとるため議事録を作成し、会議参加者に内容の確認をしてもらいます。

なお、議事録はエビデンスとしての役割もあるため、ファイルの所在が不明にならないよう所定の場所へ保存することになります。

研修を振り返って難しいと感じた点

新人研修を振り返って、新卒2期生3人が共通して難しいと感じたことは「会議内容の理解」でした。

今回の研修では、先輩社員が行った社内会議に参加し議事録を作成しました。

会議前に配布された資料やアジェンダに目を通してはいたものの、会議が始まると発言を記録するのに必死になり、次第に自分が何の発言をメモしているのか分からなくなってしまいました。会議中に頭とメモが混乱していたため、会議後に議事メモを見直しても、一体どのような会議だったのか自分でも理解できていません。

もちろん発言を正確に聞くことは重要です。

しかし、良い議事録作成の上では、発言の一言一句を正確に聞き取るというよりも、発言の意図や会話の流れを聞き取る必要があります。

自身が成長したと感じた点

赤井「会議中、分かりやすく簡潔な発言を心掛けるようになりました

簡潔に発言すること自体は、一見、議事録作成とは関係ないことのように思えるかもしれません。しかし、議事録を作り始めてからというもの、会議中の発言について気づくことが多くありました。

例えば、発言をそのまま文字に起こして議事録に載せることはまれです。ほとんどの場合、発言内容を文脈に沿って書き換え、補足しながら議事録に載せます。

書き換えや補足の作業は、元々の発言内容が整理されておりまとまっていればわずかな労力で済みます。しかし、発言自体がまとまっていない場合、書き換えと補足に要する労力は相当なものです。

補足作業が増えると、結果的に発言内容に多くの修正が入ります。そのため、議事録上の発言内容が発言者の意図と少々異なってしまう可能性もあります。

上記の点に気づいて以来、会議では「今から話す内容を議事録に書くとしたら、どのように書くだろう」という意識を持ち、意見を体系立てて分かりやすく発言することを意識するようになりました。

伊豆「汎用的な表現を意識するようになりました

議事録は、会議に参加していない人が読んでも内容を理解できる必要があります。

新人研修で初めて議事録を作成した際、私は会議内の発言をそのまま文字に起こしてしまいました。そのため、口語体や意図が伝わりにくい造語を記載してしまい、会議に参加していない人が見た場合、内容がかなり伝わりにくい議事録になってしまっていました。

そこで私が心掛けている点は、誰が読んでも内容が理解できる議事録を意識することです。それにより、会議中の発言を汎用的な表現に変換することができるようになっていると感じています。

まだ語彙力が足りず、日本語表現の拙さが課題に残っていますが、様々な良い文章に多く触れることで改善していきたいと思います。

吉原「Wordツールの活用を意識するようになりました

議事録は基本的にWordで作成していますが、Wordツールを上手く活用して体裁を整えたものとそうでないものでは、読みやすさに加えレビュアーの修正の手間が格段に違います

アソシエイトは作成した議事録のレビューを上長に依頼する機会が多く、メンテナンス性の高い議事録を作成することは重要です。特に、スタイル機能は箇条書きを多用する議事録とは相性が良く、多用しています。

ただ、Wordはまれにバグが生じます。都度そのバグと格闘しながら議事録を作成しているため、早く対応いただけるよう願っています。

まとめ

今回の議事録研修を通して、「相手の視点に立って取り組む姿勢」を身に付けることができたと感じています。

今後は、発言の意図や会話の流れを意識し、その上で重要だと思う発言や決定した事項をメモすることで、会議内容の理解に注力したいと思います。議事メモを取りつつ会議の内容が理解できていれば、会議後に議事メモに内容を補足し議事録を完成させる作業は容易です。

なお、相手の視点に立つことは、議事録作成だけでなくプレゼンテーションやヒアリング、資料の作成など他の業務でも非常に重要だと感じています。

今後もこの姿勢を意識し、自分の考えや認識を正確に伝えることができるコンサルタントを目指して日々精進していきたいと思います。

最後までお読みいただきありがとうございました。