中途社員の入社初日に行う「オンボーディング」の効果

中途社員の入社初日に行う「オンボーディング」の効果

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こんにちは。GPTech新卒2期生の赤井です。
GPTechでは、2020年12月と2021年1月に1名ずつ、計2名の中途社員の方を新しく迎え入れました。

それに合わせて今回初めて導入した施策が「中途社員向けオンボーディング」の実施です。

オンボーディング・・・組織に新しく入ったメンバーが早期に活躍できるように、組織全体としてサポートする仕組みのことです。一般的には、既存社員のメンターをつけて一定期間サポートをしたり、既存社員とのミーティングの設定等の施策を通じて、入社初期に起こり得る業務遂行上の不明点の解消や人間関係の醸成を目的としています。

今年1月に入社された方向けに実施したオンボーディングでは、初日の勤務時間の約5割の時間をオンボーディング(事務手続きを除く)で埋める形でスケジュールを設定しました。

この記事では、GPTechのオンボーディングについて、導入を決めた背景や理由、当日のスケジュール、オンボーディングを受けた社員からのコメントを紹介します。

オンボーディングを導入した背景

中途社員のオンボーディングに力を入れ始めたきっかけは、経営陣が抱いた課題感です。
規模拡大を目指すGPTechとしては、中途入社した社員の力が必要不可欠ですが、中途入社社員の組織定着への懸念や、バリューを即時に発揮できる環境が不足しているのではないか、と経営陣が感じていたとのことです。

これまで新卒社員に対しては、毎年4月に入社式を開催し形式的にも整った形で迎え入れていました。(実際私も昨年4月の入社式に参加しました)
しかし、中途入社の社員に対しては入社式といった形での迎え入れはなく、入社当日もPC設定や事務連絡のほか、アサイン予定のPJに関する個別のミーティングが入るだけで、全社的な対応は実施していませんでした。

実際にオンボーディング導入前に入社した中途社員によると、入社初日は事務連絡や代表から案件の説明等はあったものの、既存社員との接点は在席タイミングが合った社員との挨拶のみだったため、会社全体の雰囲気を掴むまでに時間がかかったり、キャッチアップが少々大変だった記憶がある、とのことでした。

できるだけ早く組織に浸透し既存社員との連携を高め、中途社員に本来のバリューを発揮してもらうためには、入社初日に「GPTechの雰囲気」や「GPTechで成功・活躍するにあたって必要なこと」を知ることができるような設計が求められます。

そのため、経営陣からの要請を受け、今回、新卒2期生が中心となってオンボーディングの基盤から作ることになりました。

入社初日の施策・スケジュール

それでは、オンボーディングの具体的な実施例として、今年1月に入社した中途社員の方の入社初日のスケジュールを見てみたいと思います。

今回はオンボーディングの構成として、3つの施策(入社を迎える会、経営陣との1on1、タスクフォース※の説明)を取り入れました。

※GPTechには「タスクフォース」という社員数名で構成するチームが社内に複数存在し、自社をクライアントと想定した「社内の課題を解決、改善する活動」を日々実施しています。例えば、中堅研修タスクフォース(目的:若手社員の育成)や、管理会計タスクフォース(目的:プロジェクトごとの収益を可視化)などがあります。

オンボーディング施策(青色)、管理本部が実施する事務手続き・説明(灰色)

入社手続きや社内ルール、ツールの説明は主に管理本部の社員が実施していますが、オンボーディングとしては3つの施策を通じて、入社初日から代表や取締役、今後一緒に働くことになる現場の社員と、入社した中途採用者との接点を作ることができました。

①入社を迎える会

事前に既存社員にZoomで集まってもらうよう呼びかけ、社員全員で中途入社の方を迎える会を開催しました。
代表・取締役からは1分程度の挨拶を、入社した中途社員の方からは自己紹介をしていただきました。

また、参加した既存社員の全員からも、30秒程度の簡単な自己紹介(入社年度や関わっているプロジェクト、入社社員への一言)をしました。

②経営陣(代表・取締役)との1on1

代表からは「事業」の観点で、これまでの経歴をふまえてどのように活躍してほしいか、GPTechでの求める役割や期待していることを伝えました。
一方、取締役からは「組織」の観点で、経営理念・行動指針の説明や、GPTechとして大切にしているビジョンや価値観について共有しました。

③タスクフォースの説明

社内で複数走っているタスクフォースの内、入社した中途社員に参画してもらうタスクフォースの概要や期待する役割、今後の流れ等の説明を行いました。

オンボーディング準備のポイント

入社初日のスケジュールを考える際に、関係者への調整はもちろん必要ですが、実際の流れを想定して各施策の順番を決めることがポイントになります。

例えば、「入社を迎える会」は一番最初に実施したくなる施策ですが、オンラインで開催する場合、PCのセットアップが終わってなければ、中途入社の方がウェブ会議ツールを利用することができない可能性もあります。

そのため、PCのセットアップや事務手続き、社内ルールの説明等の適切な実施タイミングや、それぞれどれくらい時間がかかるものなのか、段取りを入念に検討する必要があります。

オンボーディングを受けた社員の感想

上記で紹介した施策を体験した、2020年12月入社のマネージャーのYさんと、2021年1月入社のコンサルタントのTさんに、入社初日に印象に残った施策や、その施策が入社2日目以降にどのような影響を与えたのかについて聞いてみました。

入社初日を振り返って、一番印象に残ったことは何ですか?

「入社を迎える会」です。リモートでの開催でしたが、社員間の仲の良さや連携の強さ、素直さを持った社員が多いといった様子がうかがえました。(Yさん)

同じく「入社を迎える会」で、既存社員から一人ずつ自己紹介をいただけたことが印象的です。一人ずつの自己紹介は比較的時間の都合などで割愛されてしまう場合が多いかと思いますが、皆さんの声を聴けたことによって会社の雰囲気(皆さんの表情やコメントからアットホームな印象を抱きました)をつかむことができました。また、歓迎していただけている印象を持ちました。(Tさん)

入社を迎える会は、入社2日目以降の仕事にどのような影響がありましたか?

事前にどんな社員がいるのかの情報・イメージが持てたことで、幅広く実行している社内行事(タスクフォース)上の連携もしやすかった点がプラスでした。(Yさん)

入社2日目以降のミーティングやチャットでのやりとりがスムーズにできたと思います。私の性格上、2日目以降のミーティングが初めて会話する状況となると、改めて自己紹介すべきかどうか悩んでいたかもしれません。また、タスクフォース活動の中で依頼・質問する際の心理的ハードルも下がりました。(Tさん)

話を聞いたところ、2名とも「入社を迎える会」が一番印象に残ったという回答結果でした。

コロナ禍では飲食を伴う歓迎会などは開催しづらい状況ですが、短時間でも既存社員全員で入社を歓迎する時間を持つことで、組織の雰囲気の大枠を初日からつかむことができ、その後の社員間の連携をしやすくなる実感を持てました。
(むしろ、オンラインの方が場所も気にせず、集まる時間を作りやすいかもしれません。)

一緒に働く仲間を募集中

GPTechでは、中途採用および新卒採用ともに、一緒に働く仲間を募集しています。

今後も、私たちと一緒にIT業界の改革に向けて切磋琢磨し合える方の入社に向けて、より効果的なオンボーディングで入社初日を歓迎し、スムーズなキャッチアップに貢献できるよう、社員からのフィードバックをもらいながら改善を進める予定です。

ご連絡は下の「CONTACTページ」まで、お気軽にお問い合わせください。

最後までお読みいただきありがとうございました。

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